* Efektywna praca w MS Excel - wstążka i skróty klawiszowe

Z pewnością każdy zna podstawowe skróty wykorzystywane w aplikacjach MS Office (oraz wielu innych programach na platformę Windows, i nie tylko): Ctrl+C (kopiuj), Ctrl+V (wklej), Ctrl+X (wytnij), Ctrl+Z (cofnij), Ctrl+Y (ponów) etc. Jest jednak wiele nieco mniej znanych, a bardzo użytecznych sposobów na usprawnienie pracy z MS Excel, poniżej postaram się przybliżyć część z nich.

Skróty dotyczące zaznaczania komórek:

Cały aktywny zakres komórek zaznaczymy używając kombinacji  Ctrl+A

Przejście do końca wiersza / kolumny: Ctrl + strzałki (←↑→↓), jeśli jednocześnie przytrzymamy klawisz Shift zaznaczymy cały zakres od wybranej komórki do końca wiersza / kolumny.

Za pomocą klawiatury możemy również zaznaczyć całe wiersze / kolumny w których znajdują się wybrane komórki - cały wiersz: Shift + spacja, cała kolumna: Ctrl + spacja

Sprytne przenoszenie kolumn/wierszy przytrzymując Shift

Standardowo przeciągając kolumnę (lub wiersz) na inne miejsce w arkuszu Excela napiszemy znajdujące się tam dane, zaś zamiana kolejności kolumn w tabeli wymaga wstawienia nowej, pustej kolumny... ale czy na pewno? Jeśli przeciągając kolumnę / wiersz przytrzymamy klawisz Shift pojawi się pogrubiona linia wskazująca między którymi kolumnami / wierszami zostanie wstawiony przenoszony zakres komórek. W ten sposób możemy łatwo zamieniać kolejnością kolumny, wiersze lub pojedyncze komórki.

Dodawanie / usuwanie wierszy:

Ctrl + "+" ("+" z klawiatury numerycznej lub Ctrl + Shift + "=") spowoduje otwarcie okna dialogowego "Wstawianie".

Ctrl + "-" analogicznie spowoduje otwarcie okna dialogowego "Usuwanie".

Jeśli jednak przed użyciem powyższych skrótów zaznaczymy cały wiersz (lub kilka wierszy) - Ctrl + "+" spowoduje one automatyczne wstawienie nowego wiersza (lub kilku w ilości równej liczbie wcześniej zaznaczonych wierszy) powyżej zaznaczenia. Zaś Ctrl + "-" usunie wszystkie zaznaczone wiersze.

Podobnie, jeśli zaznaczymy całą kolumnę (lub kilka) skrót Ctrl + "+" powoduje automatyczne wstawienie nowej kolumny (lub liczby kolumn równej liczbie wcześniej zaznaczonych) po lewej od zaznaczonych. Zaś Ctrl + "-" usunie zaznaczone kolumny.

Auto-sumowanie:

Alt + "=" wstawia w aktywną komórkę formułę z sumą wartości komórek znajdujących się powyżej (suma z kolumny). Jeśli komórka powyżej jest pusta zsumowane zostaną komórki po lewej (suma z wiersza). Alternatywnie możemy użyć tego skrótu po zaznaczeniu całej tabeli / zakresu komórek do szybkiego wstawienia sumy dla każdej kolumny zawierającej wartości liczbowe (w żadnym wypadku nie używajmy go jednak zaznaczając całe wiersze lub kolumny, ponieważ formuła zostanie wtedy wstawiona w ostatnią możliwą komórkę!).

Szybki dostęp

Najczęściej używane funkcje warto dodać do paska narzędzi "Szybki dostęp" - wystarczy, że klikniemy na przycisk interesującej nas funkcji na wstążce prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego  wybierzemy "Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp".  Dodane w ten sposób polecenie możemy od tej pory uruchomić skrótem Alt + cyfra [0-9] odpowiadająca jego pozycji na pasku "Szybki dostęp" (po przytrzymaniu klawisza Alt pojawi się podpowiedź).

Do paska "Szybki dostęp" możemy również przypiąć ulubione makra (np. ze skoroszytu makr osobistych) - klikamy na ikonę "strzałki" na pasku i z rozwiniętego menu wybieramy "Więcej poleceń". Z listy pod "Wybierz polecenia" wybieramy "Makra" - w polu poniżej pojawią się dostępne makra, które następnie przerzucamy na prawą stronę, opcjonalnie zmieniając kolejność elementów na liście (a tym samym na pasku "Szybki dostęp") i zatwierdzamy klikając "OK".

Obsługa wstążki za pomocą klawiatury

Warto zapoznać się również z efektywnym sposobem poruszania się po wstążce (menu) Excela za pomocą klawiatury. Po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza Alt Excel sam podpowie jakie kolejne klawisze należy wcisnąć, pokazując litery przy odpowiadających im kartach / przyciskach na wstążce i pasku "Szybki dostęp". Analogicznie możemy obsługiwać wstążkę w innych aplikacjach MS Office (Word etc.) oraz... w Eksploratorze Windows 10.